FlexOffice und Third Workspace als Alternative zu Headoffice und Homeoffice

New Work, hybride Arbeitsplatzmodelle, Neuplanung von Officelayouts: Ob multinationaler Konzern, mittelständisch oder regionaler Kleinbetrieb – es gibt derzeit kaum ein Unternehmen, das sich nicht mit der Frage auseinandersetzen muss, wie seine zukünftige Bürostrategie aussehen soll. Der pandemiebedingte Einzug von Remotearbeit und Homeoffice verwaist in bisher nie dagewesenem Ausmaß Firmenbüros und lässt einst zur Verdichtung gebaute Großraumbüros sowie separierende Bürozimmer alt aussehen. Die alte Bürowelt sieht heute im wahrsten Sinne des Wortes alt aus und hat an Zukunft eingebüßt. 

 

Einigkeit besteht:

• Das traditionelle, austauschbare Firmenbüro hat an Attraktivität verloren.
• Mehr Meetingzonen und mehr Workspace für Collaboration und Coworking sind notwendig.
• Hybride Arbeitsformen und Homeoffice haben sich durchgesetzt und sind das New Normal.
• Mitarbeiter wollen immer weniger lange Arbeitswege vom Wohnort zur Firma in Kauf nehmen.
• Flexibilität ist in räumlicher und zeitlicher Sicht für Mitarbeiter und Betriebe wichtiger geworden.

 

Die Bürostrategie muss sich an die neue Arbeitswelt anpassend. Die Königsfrage lautet dabei: Wo und wie sollen die Mitarbeiter arbeiten? Damit unweigerlich verbunden ist die Frage: Wieviel, wo und welche Fläche wird gebraucht? Und was tun mit der überschüssigen Fläche?
Homeoffice ist ein Teil der Lösung, aber eben nur ein Teil. Zwar fallen Fahrten zum Firmenbüro weg und Homeoffice ermöglicht eine zeitlich flexiblere Einteilung der Arbeit. Allerdings bringt die Arbeit Zuhause naturgemäß auch Nachteile mit sich:

• Nicht jeder kann oder will Zuhause arbeiten.
• Oftmals fehlen professionelle Arbeitsumgebung und Büroinfrastruktur.
• Die Trennung zwischen Privat- und Berufsleben ist eine Herausforderung – Arbeitsbelastungen sind sprichwörtlich ins eigene Heim eingezogen, privater Rückzugsort und Arbeitsort verschmelzen.
• Das Abschalten fällt nicht mehr so leicht. Der Homeworker ist tendenziell immer online.
• Der soziale Kontakt und Austausch mit Arbeitskollegen, Kunden, Firmenpartnern ist reduziert – Verständnis, Netzwerken, Kreativität, Coworking, Projektarbeit bekommen nicht genügend Raum.
• Es fehlt an räumlicher Abwechslung, an Tapetenwechsel.
• Das Homeoffice und die Heimgäste sind ein Sicherheitsrisiko – welcher Arbeitgeber weiß schon, wer alles in den Bildschirm des Firmenlaptops schaut oder bei der vertraulichen Remotekonferenz noch im Raum anwesend ist?
• Nicht zuletzt stellen sich aus Firmensicht auch steuerliche Fragen. Läuft der Wohnsitz des Managers Gefahr, vom Finanzamt als Betriebsstätte eingestuft zu werden, wenn das Geschäft von Zuhause aus geführt wird?

 

All das spricht für FlexOffice und den Third Workspace als Alternative zu Headoffice und Homeoffice. Als Third Workspaces etabliert haben sich mittlerweile Schreibtische bei Betreibern von Coworking. Jedoch sind insbesondere die nicht oder nicht mehr durchgängig benötigen Firmenbüroräume ideale Officelösungen – Stichwort Sharing Economy. Diese Büros erweitern das Potential an flexibel nutzbaren Workspaces ungemein: 500 Millionen Quadratmeter groß ist in Deutschlands Bestand an Bürofläche. Nicht durchgehend ausgelastete Büros befinden sich überall – in der Stadt und am Land, in exklusiven Lagen, in zentralen Lagen, in Randlagen – also dort, wo gerade ein Workspace gebraucht wird. ShareYourSpace ist der digitale Marktplatz für die flexible Vermietung und Anmietung von Schreibtischarbeitsplätzen, Meeting- und Konferenzräumen und Büroflächen. Das gleichnamige Unternehmen hat das Airbnb-Prinzip in die Officewelt übersetzt.

 

Warum sollte ich mich also über viele Jahre hinweg an einen herkömmlichen Büromietvertrag binden, fest an einen Standort, eine Fläche, eine Miete? Maximal unflexibel! Warum nur Homeoffice als weitere Option? Arbeitgeber, die die Welt als ihr Office begreifen und Mitarbeitern ermöglichen, in FlexOffices und Third Workspaces zu arbeiten, haben ein starkes Argument im War for Talents und einen Booster für Mitarbeiterloyalität. 

 

Beispiele: Die in München zentral ansässige Firma könnte ihre nunmehr zu groß dimensionierte Firmenzentrale in Teilen für Coworking untervermieten und dadurch Flächenkosten einsparen bzw. zusätzlich Mieten einnehmen. Das dynamisch wachsende Unternehmen gewinnt Mitarbeiter in der Region – ob aus Augsburg, Ingolstadt, Rosenheim, Garmisch-Partenkirchen oder zwischendrin –, schließt dort aber keine langjährigen, starren Büromietverträge ab, sondern mietet für die Mitarbeiter und Teams vor Ort flexibel Workspaces (Stichwort Satellitenbüro, Quartiersbüro). Ein um besagte FlexOffices erweitertes Hybridmodell könnte dann so aussehen:

• 1 Tag Präsenz in der Unternehmenszentrale
• 2 Tage im Homeoffice
• 2 Tage im Third Workspace. 

Davon profitieren alle: Arbeitgeber, Mitarbeiter und nicht zuletzt die Umwelt durch die Reduktion von arbeitsplatzbezogenem Pendelverkehr.